Implementasi Sistem Poliklinik (peninjauan setelah implementasi)

Dari kasus sebelumnya, inilah tahapan terakhir dari implementasi sistem.
Tujuan pengembangan sistem baru yang berkualitas adalah untuk menghasilkan sistem yang tidak melampaui anggaran, tepat waktu dan memenuhi keperluan pemakai. Proses untuk menganalisis apa yang berjalan dalam proyek yang berhasil maupun tidak berhasil disebut peninjauan pasca implementasi(post implementasi review).
Peninjauan pasca implementasi adalah pencarian terorganisir untuk menemukan cara meningkatkan efesiensi dan efektivitas sistem baru, dan untuk memberikan informasi yang akan membantu dalam pengembangan sistem mendatang. Peninjauan pasca implementasi dilakukan oleh tim yang terdiri dari wakil pemakai, auditor internal, professional sistem, dan disertakan pula konsultan eksternal atau auditor independen untk meingkatkan obyektifitas dan mengurangi kepentingan politik yang terjadi diantara kelompok-kelompok internal.

Empat cakupan area peninjauan pasca implementasi:
1. Faktor-faktor sistem
2. Komponen rancangan sistem
3. Keakuratan estimasi
4. Tingkat dukungan

E1. Faktor-Faktor Sistem

Mencakup:

a. Faktor kelayakan teknis, ekonomis, legal, operasional, dan jadwal(TELOS).
Dari kasus diatas, sistem perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan pengembangan SDM untuk dosen dan staff universitas A sudah memenuhi kelayakan TELOS suatu sistem. Yaitu sistem tersebut diterapkan dengan teknologi baru( C# dan SQL), biaya murah, legal, kemampuan personel khususnya IT yang memadai dan sistem tersebut berlaku pada waktu yang sudah ditentukan.

b. Faktor strategis, produktivitas, diferensiasi, dan manajemen (PDM).
Dari kasus diatas, sistem perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan pengembangan SDM untuk dosen dan staff universitas A sudah memenuhi faktor strategi PDM suatu sistem. Yaitu sistem tenaga kerja yang diperlukan tidak terlalu banyak karena hamper semua telah dikerjakan sistem, kualitas sistem lebih baik dari sistemm sebelumnya, dan sistem menyediakan informasi yang cepat serta akurat mengenai data pelatihan staff dan dosen.

c. Faktor rancangan kemampuan pemeliharaan, pendayagunaan, pendayagunaan kembali, realibilitas, dan kemampuan perluasan(MURRE).
Dari kasus diatas, sistem perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan pengembangan SDM untuk dosen dan staff universitas A sudah memenuhi faktor MURRE suatu sistem. Yaitu dari pihak universitas telah disiapkan personel untuk memelihara dan mendayagunakan sistem ini sehingga sistem dapat bekerja dengan baik.

E2. Komponen Rancangan Sistem

Mencakup:

a. Output
Berisi data staff dan dosen yang telah mengisi form aplikasi sehingga dapat diketahui siapa saja staff dan dosen yang perlu diberi pelatihan pengembangan SDM.
b. Input
Berisi aplikasi form dari mulai login, cek tipe user, trainer data input, registrasi, absensi dan recommendation.
c. Proses
Berisi pengolahan data dari inputan trainer data input, registrasi, absensi dan recommendation.
d. Database
Berisi data output yang disimpan pada file database SQL.
e. Kendali
Berisi pengendalian sistem agar sistem dapat berjalan dengan baik.
f. Platform teknologi
Berisi teknologi yang digunakan antara lain program C# dan SQL serta spesifikasi komputer yang mumpuni.

E3. Keakuratan Estimasi

a. Waktu
Menggunakan sistem perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan pengembangan SDM untuk dosen dan staff universitas A, waktu yang dibutuhkan lebih cepat tentunya karena user hanya perlu mengisi form aplikasi serta tepat waktu dalam menerima data pengolahannya.
b. Biaya
Biaya yang dikeluarkan cukup murah karena hanya perlu memelihara sistem da personel sehingga sistem perangkat lunak pengelolaan informasi data pelatihan dan pengembangan SDM untuk dosen dan staff universitas dapat bekerja dengan baik.
c. Keuntungan
Menggunakan sistem ini memberikan banyak keuntungan, antara lain:
• Perangkat lunak yang dibuat membantu dalam melakukan pengerjaan pencatatan data pelatihan.
• Penggunaan fitur rekomendasi dapat membantu staff dalam menentukan peserta pelatihan yang akan diregistrasi.
• Report – report yang dihasilkan dapat dengan mudah diprint.

E4. Tingkat Dukungan

Mencakup:
a. Sumber daya yang tersedia
Sumber daya untuk sistem ini tersedia seperti sumber daya manusia.
b. Manajemen puncak
Manajemen puncak dalam hal ini rektorat Universitas A sangat mendukung sistem perangkat lunak pelatihan terhadap staff dan dosen.
c. Pelatihan
Pelatihan untuk sistem ini didukung oleh pihak Universitas A seperti dalam memelihara sistem disediakan dosen tertentu dan mahasiswa yang mempunyai kemampuan IT terbaik.